Online bijeenkomst: Wijkgericht werken Gemeente Den Helder

Om het 'Wijkgericht werken' binnen Gemeente Den Helder te bevorderen, is er een reeks van sessies georganiseerd met de hulp van Connection of Minds. Het doel hiervan was om een gezamenlijk beeld te krijgen van de wijk en haar 'DNA' en om de samenwerking tussen de verschillende instanties en beroepskrachten te vergroten. Tijdens de sessies werden ervaringen gedeeld en acties gepland om de participatie van de wijk te versterken. Er waren verschillende soorten deelnemers aanwezig, waaronder het Sociale Wijkteam, het Wijk Coördinatieteam en andere belangstellenden zoals jeugdzorg, politie, BOA's, schuldhulpverlening en vrijwilligers.

Aanpak van de sessie

Om een sessie te plannen, kun je gebruik maken van de 5W+H-methode. Dit betekent dat je eerst alle W-vragen beantwoordt, zoals:

• Wat is het doel van de sessie?
• Wat zijn de randvoorwaarden?
• Waarom willen we deze sessie organiseren?
• Waarom op dit moment?
• Wie zijn de belangrijkste belanghebbenden?
• Wie is de organisator?
• Wie zijn de deelnemers?
• Waar gaan we de sessie organiseren?
• Wanneer gaan we de sessie organiseren?

Na het beantwoorden van de W-vragen, is het makkelijker om de Hoe-vragen te beantwoorden, zoals:

• Hoe gaat het programma eruit zien?
• Hoe gaan we de sessie plannen?

Met behulp van deze methode kun je een goed doordacht plan maken voor je sessie en ervoor zorgen dat je het gewenste resultaat behaalt.

Tijdens de sessie

Met oog op het feit dat niet alle deelnemers elkaar eerder hadden ontmoet en ook ouderen mee wilden doen aan de online sessie, was het erg belangrijk om elke deelnemer mee te nemen in het programma. Daarom is er vooraf een spiekbrief opgesteld waarin alle basisfuncties en -knoppen van Zoom staan beschreven.

Na een korte technische check-in kreeg de inhoudelijk voorzitter (Projectleider Wijkgericht en integraal werken) het woord. Zij heette de deelnemers welkom en vatte kort samen wat er voor deze online sessie al was gebeurd. Zo werd er direct een koppeling gelegd met het werk van de individuele deelnemers en werden nieuwe deelnemers bijgepraat.

Aan het einde van deze refresh vroegen we de groep hierop te reageren. Klopt wat er net is verteld met jouw ervaring? Wat ontbreekt er nog in deze samenwerking? Mis je hier verder nog iets in? Op deze vragen kwamen veel reacties binnen. Deze werden opgehaald via de Zoom chat en werden via daar naar de programma mindmap gekopieerd. Hier is kort op gereageerd door de projectleider en andere input werd vastgelegd om te hergebruiken in de breakout-groepen.

In het volgende onderdeel van de online sessie presenteerde een collega met praktijkervaring visualisaties van het zorggebruik in de wijk. Deze presentatie raakte aan het werk van de meeste deelnemers en werd aangevuld met ervaringen en verdiepingen vanuit de groep. De aangevulde informatie werd vastgelegd en gebruikt als input voor de breakout-groepen.

Kennis delen in de break-out door samen te gaan visualiseren

In de breakout-groepen deelden de deelnemers hun kennis door samen te visualiseren. Er waren maximaal 5 deelnemers per groep, zodat iedereen de kans kreeg om zijn of haar input te delen. In elke groep was een Miro-expert aanwezig die de verschillende faciliteiten en maatschappelijke kansen op vooraf klaargezette kaarten van de wijk plotte.

Na afloop van de breakout-groepen was er een korte pauze en presenteerde de projectmanagers de ingevulde kaarten in de plenaire sessie. Aanvullingen vanuit andere breakout-groepen werden besproken via de chat. De deelnemers werden uitgenodigd om na afloop van de sessie door te blijven aanvullen.

Om ervoor te zorgen dat de sessie efficiënt verloopt en dat er voldoende tijd en ruimte is om vragen te stellen, ideeën te delen en acties te concretiseren, is het programma van de sessie op de volgende manier ingericht:

• Na elk onderdeel is er tijd en ruimte om vragen te stellen en ervaringen of ideeën te delen.
• Belangrijke onderwerpen die later nog van belang zijn, worden gecodeerd als "geparkeerd" om te voorkomen dat er onnodig ingezoomd wordt op andere verhalen of onderwerpen.
• Zo blijft de focus en energie in de meeting behouden en kan er efficiënt gewerkt worden aan het bereiken van het gewenste resultaat.

Evalueren met de groep

Aan het einde van de sessie was er tijd ingebouwd om de sessie te evalueren met de groep. Na een slotwoord met daarin de volgende stappen uitgelegd, vroegen we alle deelnemers een moment te nemen om na te denken over wat zij goed vonden gaan tijdens de sessie, wat de volgende keer beter zou kunnen en wat zij interessant vonden. Vooral de laatste is interessant. Deze lateraal denktechniek van Edward de Bono helpt om ruimte te geven voor non-gepolariseerde antwoorden. Zo kregen wij terug dat deelnemers het erg interessant vonden om deze nieuwe werkmethode te proberen en leren, en kwamen er een aantal mooie praktische voorbeelden en kansen terug die tijdens de breakouts waren genoemd.

Na de sessie verder met de wijkkaarten in de cloud

Na de sessie is ons technische team aan de slag gegaan deze ingevulde kaarten van de wijk verder te verwerken. Inmiddels is er een interactieve map opgebouwd waarin alle faciliteiten en kansen staan aangegeven. Deze interactieve kaart is vanaf computer en mobiel apparaat (telefoon, tablet) te openen. Op het moment wordt deze kaart doorontwikkeld tot een tool waarmee maatschappelijk medewerkers en buurtbewoners zelf kansen en opgaven zou kunnen toevoegen vanaf de mobiel. Het wordt mogelijk op elk moment een realtime update te krijgen van wat er speelt en loopt in de wijk zonder hier een sessie / contactmoment in te moeten plannen.