Hoe ontwerp en faciliteer je een online vergadering met 80 deelnemers?

Een Algemene Ledenvergadering (ALV) is een uitdaging om online te ontwerpen en te faciliteren. Er komen een aantal officiële onderwerpen aan bod, maar er moet ook ruimte zijn voor interactie in een meer informele sfeer. Volgens sommige deskundigen is de 'attention span' van een gemiddelde deelnemer ongeveer 6 tot 7 minuten. Hoe houd je dan een succesvolle ALV online? Welke werkvormen kun je gebruiken en hoe faciliteer je de interactie als je veel deelnemers in de sessie verwacht?

De NAG (een branchevereniging die de Nederlandse lucht- en ruimtevaart- en luchthavenontwikkeling ondersteunt) stond aan het begin van de Corona-pandemie voor de uitdaging om een online Algemene Ledenvergadering (ALV) te organiseren. Netwerken was bij eerdere ALV's, naast het verstrekken van informatie over het gevoerde en te voeren beleid, een belangrijk onderdeel. Hoe kon dat online worden gevormd? En hoe kon de deelnemers' interesse behouden, zodat ze aan het einde van de ALV verder met elkaar in gesprek wilden gaan? World of Minds mocht helpen bij deze lastige uitdaging.

Think

De verschillende onderdelen die in het programma naar moesten worden gebracht, vormden een uitdaging voor het ontwerp. Hier is samen met de opdrachtgever goed over nagedacht. Tijdens de intake kwamen o.a. de volgende onderdelen naar voren:

1. Een terugblik op het jaar, 
2. de officiële informatieverstrekking, 
3. de belangrijke stakeholders aan het woord laten en,
4. de interactie aangaan met 80 deelnemers tijdens (en vooral na) de sessie.

Decide

Bij het voorbereiden van de opdracht hebben we gekeken naar de beste manier om de wensen van de NAG te ondersteunen, zowel door het ontwerp van het programma te bekijken als door verschillende tools te gebruiken. Hiervoor hebben we een onderscheid gemaakt tussen:

• Het formele gedeelte, waarbij het belangrijk was om de gedeelde informatie goed op te vangen.
• Een interactief gedeelte, waarbij we een combinatie van nuttigheid en leukheid nastreefden.
• Het informele gedeelte, waarbij iedereen elkaar kon zien en in subgroepjes kon videobellen onder het genot van een hapje en een drankje.

Uiteindelijk hebben we gekozen voor een combinatie van GoToWebinar, MindManager en Mentimeter voor het formele gedeelte. Door gebruik te maken van deze tools was het mogelijk om een duidelijk overzicht te geven van de verstrekte informatie tijdens het officiële gedeelte. Na het formele gedeelte zijn we overgestapt naar Zoom, waar iedereen elkaar in één omgeving kon zien. Vervolgens hebben we Sococo gebruikt voor de onderlinge gesprekken. Sococo is een online werkplek waarbij deelnemers in verschillende virtuele kamers kunnen 'zitten' en met elkaar kunnen videobellen. Op het scherm is een plattegrond van een kantoorruimte zichtbaar. Van tevoren hebben we een aantal kamers klaargezet met verschillende onderwerpen die van belang waren voor de NAG en haar leden. De deelnemers konden kiezen in welke kamer ze wilden zitten om het netwerkgedeelte van de ALV te ondersteunen.

Do

We hebben deze online ALV ondersteund met verschillende werkvormen en technieken, zoals een technische check-in om ervoor te zorgen dat de techniek bij iedereen naar behoren werkte, en een uitleg over de etiquette van online vergaderingen en het programma met behulp van een mindmap. Om de sfeer te creëren en iedereen op zijn gemak te stellen, hebben we ook een vraag via de chat gesteld.

Tijdens het officiële gedeelte van het programma hebben we een poll met Mentimeter gebruikt om beter te begrijpen wat de belangen en verwachtingen van de deelnemers waren en om het leuk en interactief te maken. We hebben twee manieren van interactie geïdentificeerd tijdens de online sessie: het gebruik van Livemapping in combinatie met de chat en de stem. Snelle, niet al te inhoudelijke interactie is via de chat afgehandeld en in de mindmap gezet, zodat iedereen zich gehoord voelde en er geen informatie verloren ging. Sprekers hebben ook een korte videoboodschap vooraf opgestuurd die door de bestuurders werd toegelicht.

Voorafgaand aan de ALV hebben we een borrelpakket naar alle deelnemers gestuurd en hebben we aan het einde van het programma samen getoost met behulp van Zoom. Tijdens de borrel hebben we een informele pubquiz in Mentimeter gehouden met vragen die gerelateerd waren aan het werkveld van de NAG. Als experiment hebben we de deelnemers ook gevraagd om naar een online virtueel kantoor (Sococo) te komen voor een rondleiding met hun avatar en hebben we verschillende thematische kamers ingericht.

Learn

Het belangrijkste is natuurlijk dat de opdrachtgever tevreden is, en volgens de evaluatie na de sessie en de enthousiaste feedback tijdens de debriefing is dit gelukt. Dit wordt bevestigd door het NAG interne verslag, dat zegt: "We hebben veel meer feedback en goede ideeën via de chat en polls ontvangen dan tijdens een normale Algemene Ledenvergadering."

Tijdsinvestering

Er waren ook zaken die we beter hadden kunnen doen en waar we van hebben geleerd. Zo hebben we veel tijd gestoken in de voorbereiding en afstemming met de opdrachtgever. Uit eerdere ervaringen hadden we geleerd dat ongeveer 2 uur afstemming voldoende is voor één sessie, maar bij deze opdracht hebben we daar ruim overheen gegaan. Dit was echter wel belangrijk omdat de opdrachtgever veel belang hechtte aan deze sessie in deze bijzondere tijden. We hebben hiervan geleerd dat we nog beter moeten kijken naar de precieze vraag en verwachtingen van de opdrachtgever en het soort sessie dat gewenst is voordat we een schatting (en offerte) maken. Dankzij de positieve feedback zijn er echter diverse nieuwe opdrachten ontstaan waarbij we de geleerde lessen hebben kunnen toepassen.

Verschillende tools

We hebben ook veel geleerd van het gebruik van verschillende tools tijdens een sessie. Ons doel was om de sessie interessant en afwisselend te maken door het gebruik van verschillende tools, maar dit had als gevolg dat zowel de facilitator als de deelnemers vaak moesten schakelen tussen schermen, wat kan leiden tot vertraging en onrust. Gelukkig zijn er nu tools beschikbaar die meerdere functies bieden, wat het schakelen tussen schermen vermindert en de sessie soepeler laat verlopen. Het blijft echter belangrijk om vooraf duidelijk aan te geven wat er inhoudelijk behandeld zal worden, welke techniek gebruikt zal worden en wat we van de deelnemers verwachten.