Wat heb je nodig om een online dialoog te ontwerpen en faciliteren met internationale stakeholders?

Een Online Stakeholder Dialoog is een uitdaging om te ontwerpen en te faciliteren in een virtuele omgeving. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle deelnemers, ook degenen zonder ervaring met conferencing tools, zich gehoord voelen en in staat zijn om de verschillende subsessies goed te volgen, vooral als er meer dan 50 deelnemers van over de hele wereld aanwezig zijn.

PostNL vroeg ons om deze dialoog te ontwerpen en te ondersteunen en tijdens de voorbespreking hebben we gevraagd naar het doel van de sessie. Dit was al vooraf bepaald: het toetsen van beleid op duurzaamheid, bewustwording en intentie; het valideren van beleid; het leren van het beleid van leveranciers; het creëren van bewustwording over de positie in de keten; en het samen met leveranciers opstellen van punten om naartoe te werken. Voor deze dialoog zijn internationale stakeholders uitgenodigd, waarbij sommigen niet direct aangestuurd kunnen worden. Het is daarom belangrijk om te zoeken naar manieren om deze partijen uit te lijnen en mee te krijgen, terwijl we tegelijkertijd regie willen behouden.

Think

De diversiteit van deelnemers (zowel cultureel als wat betreft hun voorkennis) vormde een uitdaging voor deze online sessie. Daarom hebben we vooraf samen met de klant besproken wat de belangrijkste opbrengst van de sessie zou moeten zijn. Tijdens deze voorbespreking bleek het van groot belang dat de verschillende deelnemers zich op hun gemak zouden voelen en dat er een open gesprek zou ontstaan, met het doel om draagvlak te creëren voor de vervolgstappen zowel bij de stakeholders als intern bij PostNL. Na een plenaire presentatie van de CEO en een aansluitende Q&A zijn de deelnemers ingedeeld in subsessies, elk met een eigen thema:

1. Diversity and Inclusion (Engelstalig)
2. Diversity and Inclusion (Nederlandstalig)
3. Climate Adaptation (Engelstalig)
4. Climate Adaptation (Nederlandstalig)
5. Human Rights (Engelstalig)

Decide

Op basis van de intake, randvoorwaarden en doelstellingen hebben we besloten om per subsessie thema-experts vanuit PostNL aan te wijzen om de subsessies te openen met een presentatie. Dit zorgde ervoor dat het kennisniveau van de verschillende deelnemers gelijkgetrokken werd en dat we vanuit een gezamenlijk startpunt de dialoog konden aangaan. World of Minds heeft per subsessie een Sr. Facilitator en een Livemindmapper aangeleverd. Deze duo's hebben vooraf geoefend met verschillende situaties die zich tijdens zo'n online sessie kunnen voordoen en hebben de mindmap waarin ze werkten op maat gemaakt voor de deelnemers die aan de betreffende subsessie meedoen.

Do

Om onze doelen te bereiken, hebben we de volgende werkvormen en technieken gebruikt en toegelicht:

• Een duidelijke mindmap om input vast te leggen. Zo blijven de deelnemers gericht op het gespreksonderwerp en is het voor iedereen duidelijk wat er wordt besproken en waar we ons bevinden in het gesprek. Hiermee houden we ook de scope van het gesprek in de gaten.
• Aan het begin van elke subsessie keken we terug op de plenaire presentatie en gaven we de deelnemers de tijd om in de breakout te 'landen'.
• We gebruikten uniforme vragen zodat alle sessies begrijpelijk zijn voor alle deelnemers.
• Na elk gespreksonderdeel hadden we een kort reflectiemoment om waardevolle take-aways samen te vatten, zodat deze niet verloren gaan.

Aan het einde van de breakout sessies was er tijd voor een korte pauze voordat de deelnemers teruggehaald werden naar de plenaire sessie.

Na de pauze kregen de thema-experts de kans om hun meest opvallende observaties met de groep te delen. We vroegen de deelnemers tegelijkertijd om hun eigen observaties te delen via de chat. Zo hebben we snel input kunnen verzamelen van iedereen. Het was opmerkelijk om te zien hoeveel extra inzichten er binnenkwamen nu iedereen even de tijd had om het gesprek van de breakout sessie te laten bezinken.

Hieronder de opbrengst van één van de subgroepen:

Na het event hebben we de mindmaps gestructureerd en besproken met de thema-eigenaren. We hebben de mindmaps vervolgens aangevuld en samen met het verslag van de plenaire presentatie in een klikbaar mindmap-overzicht opgeleverd (zie hieronder).

Dit overzicht wordt gebruikt om de interne bewustwording te vergroten en dient als input voor een nieuwe roadmap voor de komende drie jaar.

Learn

Misschien nog belangrijker dan de voorbereiding is de evaluatie. Hierin kunnen we zien of de deelnemers de sessie zo toegankelijk hebben ervaren als de bedoeling was. Ook vragen we om feedback om de volgende sessie nog beter te kunnen maken. We vragen de deelnemers wat er goed ging en wat beter kan de volgende keer, en wat interessant is ervaren. Zo daagt we de deelnemers uit om niet alleen in polariteit te denken (wat ging goed en wat kan beter) en geven we ze de gelegenheid om andere gedachten en inzichten te delen ('laterale denkpaden'). Hierdoor kan de opbrengst van de evaluatie vaak rijker zijn, met nieuwe ideeën voor het vervolg en de mogelijkheid om andere noemenswaardigheden te delen.