Kennis Maken, Kennis Delen

Het doel van het event 'Kennis Maken, Kennis Delen' was om manieren te verkennen om een event interessanter te maken en om interactie en diepe gesprekken te stimuleren. Het event was een samenwerking tussen het Worldforum, Obsession en Connection of Minds en gaf de deelnemers de kans om antwoorden op deze vragen zelf te ervaren en te bedenken. Het event was onderverdeeld in drie hoofdonderdelen: de "Dynamische Dialoog", "Gereedschappen voor de event professional" en "Zelf Cases Uitwerken" via Workshop mapping, formules van Connection of Minds. Jerre Lubberts en Alexis van Dam leidden het event en demonstreerden ook zelf wat ze de deelnemers adviseerden. Jerre was voorzitter en gespreksleider, terwijl Alexis de denkstappen en voortgang live en interactief op een groot scherm in de vorm van een mindmap vastlegde. Aan het einde van het event werd er een gratis workshop en webinar aangeboden tijdens de borrel en het bezoek aan het nieuwe Zuiderstrand theater, om de opgedane kennis te verdiepen en toe te passen.

Dynamische Dialoog

Tijdens deze formule van Connection of Minds delen de deelnemers in een interactieve sessie kennis met elkaar door in groepjes van 6 tot 8 personen te discussiëren over een stelling of vraag die op het scherm voor de groep wordt weergegeven. De sessie start met alle deelnemers in een theateropstelling in de zaal, waardoor ze hooguit twee andere deelnemers kennen. Na een korte inleiding door de gespreksleider worden de deelnemers in de oneven rijen gevraagd om hun stoel om te draaien, waardoor groepjes van 6 tot 8 deelnemers ontstaan. Na een korte kennismaking gaan ze met elkaar in gesprek over de vraag op het scherm. Na ongeveer 10 minuten halen de moderator of, bij grotere groepen van 60-800 mensen, een aantal hengelmicrofoons de resultaten op. De LiveMindMapper toont de antwoorden van de groepen live op het scherm, zodat de deelnemers kunnen zien dat hun antwoorden zijn opgehaald. Als gewenst past de LiveMindMapper ook de antwoorden aan. De moderator kan vervolgens samen met de groep de antwoorden structureren en op zoek gaan naar verbanden en nieuwe inzichten. Op deze manier kunnen er meerdere ronden plaatsvinden waarbij een vraag of stelling wordt besproken.

De vragen in de Dynamische Dialoog waren:

1.     Wat zijn de struikelblokken bij het organiseren van een succesvol congres?
2.     Wat voor oplossingen gebruik je al die werken?

Twee belangrijke gereedschappen

In het tweede onderdeel vroegen de presentatoren het publiek om op het podium te komen en om het scherm te gaan staan. Op het scherm liet Alexis een "event formule keuzematrix" zien. Vervolgens vroegen ze het publiek hoe dit gereedschap voor eventadviseurs werkt, en het publiek beantwoordde de vraag zonder enige toelichting of correctie van Jerre. Door parameters in de balk te kiezen, zoals "budget", "aantal deelnemers", "mate van interactie" en "mate van diepgang", kan dit gereedschap helpen om beter advies te geven.

Daarnaast had Alexis op basis van zijn ervaring met het helpen organiseren van veel events een 5WplusH voor bijeenkomsten gemaakt in de vorm van een mindmap. Dit omvatte de 5 "W-vragen" zoals "Wat is het doel van het event?", "Wat wil je dat de mensen voor gevoel meenemen naar huis?", "Wie is de doelgroep?", "Wie zit in het organiserend team?" en "Wanneer is het?". Door deze vragen goed door te nemen en samen met de opdrachtgever te bespreken, is de kans groter dat je de "H-vraag" (hoe gaan we dit nu doen) goed kunt beantwoorden en dus een succesvol event kunt organiseren. Dit was tenminste de hypothese.

Cases

Dat deze veronderstelling juist was bleek uit het volgende onderdeel. Karin Boerkamp van Obsession had een vijftal cases opgesteld (op basis van echte situaties) en die werden door de deelenemers aan 5 statafels met elkaar opgelost. De helft van de groep speelde de rol van de opdrachtgever en de andere helft die van adviseur. Door gebruik te maken van het 5WplusH sjabloon voor de Eventadviseur werden inderdaad snel resultaten geboekt of juist niet door deze opzij te leggen.

Connection of Minds adviseert organisatoren van evenementen en congressen over hoe zij hun programma interactiever kunnen maken. Wij hanteren daarvoor de 5W+H methode (Waarom, Wat, Wie, Wanneer, Waar en Hoe). Wij hebben een aantal belangrijke vragen om een interactief congres/ evenement te organiseren in een mindmap sjabloon gezet. Dit sjabloon geeft organisatoren houvast  om slim en efficient een programma invulling te ontwerpen en te organiseren. Zo presenteerde wij aan de deelnemers onze werkvormen (formules) om meer interactie en resultaat uit een evenement of congres te halen.

Wil je leren hoe je je events sneller op kunt zetten, beter kunt beheren, afronden en over kunt rapporteren? Neem contact op voor advies, meer voorbeelden of andere informatie.